Praca administracyjno-biurowa Bielsko-Biała

Opis oferty pracy

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

- Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura Zarządu oraz bieżące wsparcie organizacyjne i administracyjne.
- Obsługa centrali telefonicznej – odbieranie i łączenie rozmów przychodzących oraz przekazywanie wiadomości.
- Przyjmowanie gości i kontrahentów – określanie celu wizyty, kierowanie do odpowiednich osób oraz zapewnienie odpowiedniego standardu obsługi.
- Prowadzenie kalendarza Zarządu oraz kalendarza firmowego – planowanie i koordynacja spotkań, ustalanie harmonogramów.
- Ewidencjonowanie wizyt gości, klientów oraz służbowych wyjść pracowników.
- Utrzymywanie profesjonalnego wizerunku firmy w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych.
- Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów firmowych.
- Monitorowanie i realizacja bieżących potrzeb biura, w tym zaopatrzenia, serwisu technicznego
- Udział w usprawnianiu procedur administracyjnych i obiegu dokumentów w firmie.
- Dbałość o porządek i estetykę przestrzeni reprezentacyjnych firmy (np. recepcji, salek konferencyjnych).
- Ścisła współpraca z innymi działami firmy w zakresie organizacyjnym i informacyjnym.
- Realizacja bieżących zadań zlecanych przez przełożonych i Zarząd.
- Zachowanie poufności informacji i dyskrecja w zakresie spraw firmowych oraz dokumentów zarządczych.

WYMAGANIA:

- Doświadczenie na podobnym stanowisku – mile widziane minimum 2 lata w pracy administracyjno-biurowej lub w bezpośrednim wsparciu kadry zarządzającej.
- Bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetów
- Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne – profesjonalna obsługa gości, kontrahentów oraz współpraca z różnymi działami firmy.
- Znajomość zasad prowadzenia biura i podstawowych procesów administracyjnych.
- Biegła obsługa komputera (pakiet MS Office: Word, Excel, Outlook) oraz urządzeń biurowych.
- Dokładność, skrupulatność i odpowiedzialność w wykonywaniu powierzonych zadań.
- Dyspozycyjność oraz elastyczność – gotowość do realizacji zadań zlecanych przez Zarząd w krótkim czasie.
- Dyskrecja i wysoka kultura osobista, szczególnie w kontaktach z gośćmi i klientami.
- Umiejętność pracy pod presją czasu i w sytuacjach wymagających szybkiego reagowania.
- Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym będzie dodatkowym atutem.
- Prawo jazdy kat. B (opcjonalnie, jeśli wymagane przy realizacji zewnętrznych spraw biurowych).

OFERUJEMY:

- stabilne warunki zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę,
- stałą pensję oraz premię uznaniową,
- możliwość zdobycia doświadczenia zawodowego,
- uczestnictwo w kursach doszkalających i szkoleniach,
- pakiet świadczeń socjalnych: ubezpieczenie medyczne, ubezpieczenie grupowe, karta sportowa
- praca w firmie o ponad 33-letniej tradycji z ugruntowaną pozycją na rynku.